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立替金と仮払金

立替金とは?

 立替金とは、会社内外に関わらず、従業員や取引先等が負担すべき金銭を、会社が一時的に立て替えたときに処理するために用いる勘定科目です。
 具体的には、以下のものが立替金に該当します。
・本来、役員や従業員が自分で支払うべき私的なお金を会社が立て替えた場合
・本来、取引先が負担すべき配送料などを会社が立て替えた場合
・従業員が支払うべき雇用保険料などを会社が立て替えた場合
 これらの立替えた金銭は、あくまで一時的なものであるため、利息は発生しません。

仮払金とは?

 仮払金とは、会社の経費として使用される予定であるものの、その経費の勘定科目や金額がまだ決定していない金銭を会社が支払った場合、それらが確定するまでの間、一時的に用いる勘定科目です。
 具体的には、以下のものが仮払金に該当します。
・従業員が出張する際、出張前に出張費用に充当するために、会社が従業員に金銭を渡しておく場合
・取引先との食事をする際、会社がその費用として事前にある程度の金銭を従業員に渡しておく場合
 これらは主に従業員が経費を立て替える場合の金銭的負担を減らすために、先に会社が一時払いするものであります。
 また、実際の費用が確定するまでの一時的な勘定科目ですので、使途が確定した後は清算を行い、適切な勘定科目に振り替える必要があります。

立替金と仮払金の違い

 立替金と仮払金は、どちらも一時的に金銭を支払うという点では共通していますが、立替金は「金銭債権」であり、仮払金は「経費」であるという決定的な違いがあります。また、立替金は仮払金と違って、事前に金銭の使途が明確である点も大きな違いといえます。

勘定科目 立 替 金 仮 払 金
発生時期 会社が立て替え払いをしたとき 会社が概算金額を出費したとき
特 徴 1 金銭債権 経  費
特 徴 2 事前に金額と使途が確定 事後に金額と使途が確定