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証憑書類とは?

 証憑書類とは、契約書や納品書など、企業の取引を証明する書類のことです。
 企業が行う取引については、正確に記した書類を作成する必要があり、また、企業にはその書類を保管しておく義務があります。

証憑書類の種類

 企業の取引を証明する書類は全て証憑書類となりますが、大きく分けて下記の4種類があります。

売上関係

 1つ目は、売上にかかわるもので、売上先との取引が行われたことや売買代金が支払われたことを証明する書類などです。
【具体例】
・売買契約書や請負契約書など売上先との契約書
・売上請求書の控え
・領収書の控え
・売上伝票、入金伝票
・レジペーパー
・売上先からの発注書
・納品書の控え(商品を納入した場合)

仕入・経費関係

 2つ目は、商品の仕入や経費などにかかわるもので、仕入先との取引が行われたことや購入代金を支払ったことを証明する書類です。
【具体例】
・売買契約書など仕入先との契約書
・見積書
・発注書
・納品書
・請求書
・領収書
・レシート
・振込明細書
・ATMの利用明細書
・クレジットカードの利用明細
・出金伝票や旅費交通費の精算書(領収書が発行されない場合)

給料関係

 3つ目は、役員や従業員に支払う給与などにかかわるもので、給与を支払ったことを証明する書類や人事に関する書類です。
【具体例】
・社員名簿
・就業規則
・履歴書
・雇用契約書
・社会保険及び労働保険の関係書類
・タイムカード、出勤簿
・給料支払明細書の控え
・賃金台帳、源泉徴収簿
・扶養控除等(異動)申告書
・保険料控除申告書兼配偶者特別控除申告書などの年末調整の関係書類

経営関係

 4つ目は、上記3つに含まれない企業の経営にかかわる書類です。
【具体例】
・預金通帳
・当座預金照合表
・残高証明書
・借入金の返済予定表
・賃貸借契約書
・約定書
・権利書
・稟議書などの社内文書
・株主総会や取締役会の議事録